Regulamin Komisji Rewizyjnych PZD

 

Stowarzyszenie ogrodowe
POLSKI ZWIĄZEK DZIAŁKOWCÓW


R E G U L A M I N
KOMISJI REWIZYJNYCH

Krajowa Komisja Rewizyjna
Polskiego Związku Działkowców
Warszawa, dnia 22 czerwca 2018 roku

 

Rozdział I - Zasady organizacyjne funkcjonowania komisji rewizyjnych
Rozdział II - Postanowienia ogólne
Rozdział III - Zasady i tryb przeprowadzania kontroli i dokumentowania jej ustaleń
Rozdział IV - Postępowania pokontrolne
Rozdział V - Postanowienia końcowe

I. ZASADY ORGANIZACYJNE FUNKCJONOWANIA KOMISJI REWIZYJNYCH

§ 1

  1. Sposób działania komisji rewizyjnych w jednostkach PZD określają przepisy Statutu PZD regulujące funkcjonowanie organów PZD oraz niniejszy Regulamin.
  2. Zakres kompetencji komisji rewizyjnych określają w szczególności:
    • dla komisji rewizyjnych ROD, zapisy § 89 do 93 Statutu PZD,
    • dla okręgowych komisji rewizyjnych PZD, zapisy § 113 do 117 Statutu PZD,
    • dla Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD, zapisy § 136 do 140 Statutu PZD.
  3. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o komisji, rozumie się przez to, Krajową Komisję Rewizyjną PZD, okręgową komisję rewizyjną PZD lub komisję rewizyjną ROD.

§ 2

Zgodnie z § 36 Statutu PZD przewodniczący komisji lub jego zastępca mają prawo uczestniczyć z głosem doradczym w zebraniach innego organu danej jednostki organizacyjnej PZD.

§ 3

Krajowa Komisja Rewizyjna PZD i okręgowa komisja rewizyjna PZD może realizować swoje zadania przy pomocy ekspertów, w szczególności rewidentów i biegłych.

§ 4

  1. Nie można być jednocześnie członkiem komisji rewizyjnej ROD i członkiem zarządu ROD.
  2. Nie można być jednocześnie członkiem okręgowej komisji rewizyjnej PZD i okręgowego zarządu PZD lub okręgowej rady PZD.
  3. Nie można być jednocześnie członkiem Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD i Krajowej Rady PZD lub Krajowego Zarządu PZD.

§ 5

  1. Osoba bliska członka komisji nie może być członkiem organu PZD w danej jednostce organizacyjnej PZD.
  2. Zakaz, o którym mowa w ust. 1, dotyczy również małżonka osoby bliskiej członka komisji.
  3. Przez osobę bliską rozumie się - małżonka, zstępnych, wstępnych, rodzeństwo, dzieci rodzeństwa oraz osoby pozostające w stosunku przysposobienia.

§ 6

  1. Posiedzenia komisji rewizyjnej ROD odbywają się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na pół roku.
  2. Posiedzenia Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD i okręgowej komisji rewizyjnej PZD odbywają się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż trzy razy w roku.

§ 7

  1. Posiedzenia komisji zwołuje i prowadzi przewodniczący, a w razie jego nieobecności zastępca przewodniczącego.
  2. Posiedzenie komisji rewizyjnej ROD może również zwołać przewodniczący okręgowej komisji rewizyjnej.

§ 8

  1. Posiedzenia okręgowej komisji rewizyjnej zwołuje i prowadzi przewodniczący, a w razie jego nieobecności zastępujący go zastępca przewodniczącego.
  2. Posiedzenie okręgowej komisji rewizyjnej może zwołać również przewodniczący Krajowej Komisji Rewizyjnej.

§ 9

Posiedzenia Krajowej Komisji Rewizyjnej zwołuje i prowadzi przewodniczący, a w razie jego nieobecności pierwszy zastępca przewodniczącego.

§ 10

  1. Z posiedzeń komisji sporządza się protokół, który obejmuje w szczególności:
    • miejsce i datę posiedzenia,
    • przyjęty porządek posiedzenia,
    • wykaz podjętych uchwał, których tekst stanowią załącznik do protokołu,
    • listę osób uczestniczących w posiedzeniu.
  2. Protokół z posiedzenia komisji rewizyjnej ROD podpisują przewodniczący lub jego zastępca oraz protokolant.
  3. Protokół z posiedzenia Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD i okręgowej komisji rewizyjnej PZD podpisują przewodniczący lub pierwszy zastępca przewodniczącego tej komisji oraz jej sekretarz.

§ 11

  1. W przypadku stwierdzenia rażącego naruszenia prawa powszechnie obowiązującego lub związkowego przez zarząd ROD lub jego członka, przewodniczący komisji rewizyjnej ROD ma obowiązek powiadomić o tym właściwy okręgowy zarząd PZD.
  2. W przypadku stwierdzenia rażącego naruszenia prawa powszechnie obowiązującego lub związkowego przez okręgową radę PZD, okręgowy zarząd PZD lub członka organu, przewodniczący okręgowej komisji rewizyjnej PZD ma obowiązek powiadomić o tym Krajowy Zarząd PZD.
  3. W przypadku stwierdzenia rażącego naruszenia prawa powszechnie obowiązującego lub związkowego przez Krajowy Zarząd PZD lub członka organu, przewodniczący Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD ma obowiązek powiadomienia o tym Krajową Radę PZD.

II. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 12

Celem kontroli jest badanie działalności jednostki organizacyjnej PZD lub organu PZD w zakresie:

  1. legalności, tj. zgodności podejmowanych działań z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności: ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych, ustawy prawo o stowarzyszeniach, Statutu PZD, Regulaminu ROD lub uchwał organów statutowych,
  2. gospodarności, tj. oszczędnego dysponowania środkami finansowymi oraz dbałości o właściwe zabezpieczenie majątku,
  3. rzetelności, tj. dokumentowania wszystkich podejmowanych czynności zgodnie ze stanem faktycznym,
  4. celowości tj. zasadności podejmowanych działań i decyzji w świetle celów i zadań ustawowych i statutowych PZD.

§ 13

  1. Komisja rewizyjna ROD prowadzi działalność kontrolną w ROD.
  2. Komisja rewizyjna ROD:
    1. przeprowadza kontrolę i ocenę działalności zarządu ROD, w tym finansowej,
    2. bada i opiniuje roczne sprawozdanie zarządu ROD i sprawozdanie finansowe ROD, a także preliminarze finansowe ROD
    3. przedstawia, wraz z wnioskami, wyniki kontroli oraz ocenę rocznego sprawozdania zarządu ROD i rocznego sprawozdania finansowego ROD wraz z opinią preliminarza finansowego ROD na walnym zebraniu sprawozdawczym,
    4. przedstawia na walnym zebraniu sprawozdawczo – wyborczym ocenę z działalności zarządu ROD za okres kadencji wraz z wnioskiem w sprawie absolutorium dla ustępującego zarządu ROD.
  3. Komisja rewizyjna ROD przeprowadza kontrolę z własnej inicjatywy, na polecenie okręgowej komisji rewizyjnej PZD lub na wniosek okręgowego zarządu PZD. Po przeprowadzeniu kontroli komisja rewizyjna ROD podejmuje czynności zgodnie z § 92 ust. 3 i 4 Statutu PZD.
  4. Komisja rewizyjna ROD powiadamia okręgową komisję rewizyjną PZD o miejscu przechowywania dokumentacji komisji.

§ 14

  1. Okręgowa komisja rewizyjna PZD prowadzi działalność kontrolną w okręgu PZD.
  2. Okręgowa komisja rewizyjna PZD:
    1. przeprowadza w każdym roku kalendarzowym kontrolę i ocenę działalności okręgowej rady i okręgowego zarządu PZD, w tym finansowej,
    2. bada i opiniuje roczne sprawozdanie okręgowego zarządu PZD i sprawozdanie finansowe okręgu PZD oraz zbiorcze sprawozdanie finansowe z ROD, a także opiniuje preliminarze finansowe okręgu oraz zbiorcze preliminarze finansowe ROD,
    3. jest uprawniona do przeprowadzania kontroli działalności ROD,
    4. opracowuje sprawozdania i wnioski na okręgowy zjazd delegatów oraz stawia wniosek w sprawie udzielenia absolutorium okręgowemu zarządowi PZD,
    5. nadzoruje komisje rewizyjne ROD.
  3. Okręgowa komisja rewizyjna PZD przeprowadza kontrole z własnej inicjatywy, na polecenie Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD lub po uwzględnieniu wniosku okręgowego zarządu PZD.

§ 15

  1. Krajowa Komisja Rewizyjna PZD sprawuje kontrolę nad działalnością statutową i finansową PZD.
  2. Krajowa Komisja Rewizyjna PZD:
    1. bada i opiniuje roczne sprawozdanie finansowe jednostki krajowej PZD, roczne sprawozdanie z działalności Krajowego Zarządu PZD, zbiorcze sprawozdanie finansowe z ROD i okręgów PZD, roczne sprawozdanie finansowe PZD, preliminarz finansowy jednostki krajowej PZD oraz zbiorcze preliminarze finansowe ROD i okręgów PZD,
    2. przeprowadza kontrolę i ocenę działalności Krajowej Rady PZD i Krajowego Zarządu PZD, w tym finansową,
    3. jest uprawniona do przeprowadzenia kontroli działalności okręgów PZD i ROD,
    4. opracowuje sprawozdania i wnioski na Krajowy Zjazd Delegatów PZD oraz stawia wniosek w sprawie udzielenia absolutorium Krajowej Radzie PZD,
    5. sprawuje nadzór nad okręgowymi komisjami rewizyjnymi PZD,
    6. uchwala Regulamin Komisji Rewizyjnych PZD.
  3. Krajowa Komisja Rewizyjna PZD przeprowadza kontrole z własnej inicjatywy lub po uwzględnieniu wniosku Krajowego Zarządu PZD.

III. ZASADY I TRYB PRZEPROWADZANIA KONTROLI I DOKUMENTOWANIA JEJ USTALEŃ

§ 16

  1. Kontrole mogą być przeprowadzane, jako:
    1. badanie całokształtu działalności jednostki organizacyjnej PZD,
    2. badanie zagadnień problemowych,
    3. badanie rocznych sprawozdań finansowych,
    4. badanie skarg.
  2. Zakres kontroli ustala przewodniczący komisji rewizyjnej prowadzącej kontrolę, z tym, że w przypadku przeprowadzenia kontroli na polecenie organu nadrzędnego, zawarte w nim określenie zakresu kontroli, jest wiążące.
  3. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanej jednostki oraz w miejscu wykonywania jej zadań.
  4. W przypadku braku siedziby, w której organy ROD wykonują swoje działania (np. domu działkowca), kontrolę przeprowadza się w siedzibie okręgu PZD.
  5. Wykonywanie czynności kontrolnych należy tak zorganizować, aby nie utrudniać jednostce kontrolowanej wykonywania bieżących czynności.

§ 17

  1. Komisja rewizyjna przeprowadza kontrole poprzez zespół kontrolny składający się, co najmniej z dwóch jej członków.
  2. Zespół kontrolny i jego kierownika powołuje przewodniczący komisji rewizyjnej lub zastępujący go w pełnieniu obowiązków zastępca przewodniczącego.
  3. W skład zespołu kontrolnego Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD i okręgowej komisji rewizyjnej PZD mogą być powoływani dodatkowo specjaliści (np. prawnicy, księgowi, specjaliści ds. inwestycyjnych i ogrodniczych) niebędący członkami tych komisji.
  4. Kierownik zespołu kontrolnego ustala podział zadań między członków i kieruje tym zespołem.

§ 18

  1. Przed rozpoczęciem kontroli kierownik zespołu kontrolnego przedstawia prezesowi zarządu kontrolowanej jednostki tematykę kontrolną.
  2. Członkowie zespołu kontrolnego przeprowadzający kontrolę uprawnieni są do:
    1. przeglądu wszystkich pomieszczeń i urządzeń kontrolowanej jednostki,
    2. wglądu do wszystkich akt i dokumentów zgodnie z zakresem kontroli,
    3. sprawdzenia stanu składników majątkowych,
    4. występowania do członków organów i pracowników kontrolowanej jednostki o udzielanie wyjaśnień ustnych i pisemnych.
  3. Prezes zarządu kontrolowanej jednostki ma obowiązek zapewnić kontrolującym możliwość wykonywania czynności wskazanych w ust. 2.

§ 19

  1. W trakcie kontroli zespół kontrolny ma obowiązek zbadać realizację zaleceń wydanych na podstawie poprzednich kontroli, a w przypadku ich nie wykonania ustalić osoby odpowiedzialne za zaniechanie.
  2. W trakcie kontroli członkowie zespołu kontrolnego mogą udzielać instruktażu, zwłaszcza w zakresie kontrolowanych zagadnień.
  3. Zespół kontrolny nie jest upoważniony do wydawania zarządzeń i zaleceń podczas przeprowadzania kontroli.

§ 20

  1. Ustalenia kontroli muszą wynikać z dokumentów, oględzin obiektów i urządzeń oraz oświadczeń osób udzielających wyjaśnień z ramienia kontrolowanej jednostki.
  2. Dokumenty i ich ewidencję członkowie zespołu kontrolnego sprawdzają pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, w szczególności badając ich legalność, kompletność i rzetelność sporządzania.
  3. Odpis lub wyciąg dokumentu sporządzanego dla potrzeb kontrolujących poświadcza za zgodność z oryginałem prezes zarządu (jego zastępca) jednostki kontrolowanej lub prezes zarządu (jego zastępca) jednostki, w której dokument się znajduje, z tym, że dokumenty finansowe poświadcza osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości w tej jednostce.

§ 21

Członkowie zespołu kontrolnego w toku kontroli dokonują komisyjnego sprawdzenia stanu środków pieniężnych w kasie i innych składników majątkowych w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za sprawdzane składniki majątkowe, a w razie jej nieobecności, przy udziale prezesa zarządu jednostki lub jego zastępcy. Z czynności sprawdzenia stanu środków pieniężnych i innych składników majątkowych sporządza się oddzielne protokoły, które podpisuje osoba materialnie odpowiedzialna lub osoba obecna przy sprawdzeniu i dołącza się je do protokołu z kontroli.

§ 22

  1. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół.
  2. Protokół z kontroli zawiera:
    1. Informacje wstępne, w tym:
      • pełną nazwę kontrolowanej jednostki i jej adres,
      • datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
      • wskazanie organu przeprowadzającego kontrolę,
      • imiona i nazwiska członków zespołu kontrolnego, w tym specjalistów powołanych na podstawie § 17 ust. 3,
      • określenie zakresu kontroli oraz okresu objętego kontrolą,
      • imiona i nazwiska prezesa zarządu jednostki kontrolowanej lub jego zastępcy oraz innych osób udzielających w imieniu tej jednostki wyjaśnień i informacji;
    2. Ustalenia kontroli, w tym:
      • jakie dokumenty były badane i z jakiego okresu,
      • stan faktyczny kontrolowanych zagadnień i jego odzwierciedlenie w dokumentacji,
      • ocenę rzetelności i zgodność z prawem dokumentacji (finansowej, organizacyjnej, prawnej),
      • informację w zakresie realizacji zaleceń wydanych na podstawie poprzednich kontroli,
      • ocenę realizacji zadań objętych zakresem kontroli;
    3. Informacje końcowe:
      • wykaz załączników,
      • datę podpisania protokołu,
      • potwierdzenie odbioru protokołu z kontroli,
      • klauzulę wskazaną w § 24 ust.2,
      • ilość sporządzonych egzemplarzy z zaznaczeniem, że są one przeznaczone wyłącznie do użytku służbowego oraz wskazaniem, kto otrzymuje poszczególne egzemplarze.

§ 23

  1. Ustalenia kontroli należy formułować zwięźle i ujmować w protokole w grupach tematycznych.
  2. W razie stwierdzenia istotnych nieprawidłowości należy:
    1. określić, na czym one polegają oraz podać ich rozmiary i częstotliwość,
    2. wskazać konkretne fakty (przykłady), przyczyny i okoliczności ich powstania,
    3. wskazać ich ujemne skutki, a w szczególności możliwe do ustalenia rozmiary szkody, w tym utracone korzyści,
    4. o ile jest to możliwe, wskazać osoby odpowiedzialne lub współodpowiedzialne za zaistnienie nieprawidłowości i pobrać od nich pisemne wyjaśnienie, a także ustosunkować się do rzetelności tych wyjaśnień.

§ 24

  1. Protokół z kontroli podpisują:
    • członkowie zespołu kontrolnego,
    • prezes (lub jego zastępca) wraz z drugim członkiem zarządu jednostki kontrolowanej,
    • osoba prowadząca księgowość kontrolowanej jednostki, jeśli kontrola obejmuje sprawy finansowe i rachunkowe.
  2. Podpisy prezesa zarządu (lub jego zastępcy) wraz z drugim członkiem zarządu jednostki kontrolowanej składane są pod klauzulą: „Kontrolowany ma prawo wnieść w ciągu 14 dni od dnia zakończenia kontroli zastrzeżenia oraz złożyć wyjaśnienia do ustaleń zawartych w protokole. Wyjaśnienia (zastrzeżenia) składa się na piśmie do powołującego zespół kontrolny”.
  3. W przypadku braku podpisania protokołu przez którąkolwiek z osób wskazanych w ust. 1, kierownik zespołu kontrolnego powinien wskazać przyczynę braku podpisu.

§ 25

  1. Postanowienia § 14-24 stosuje się odpowiednio do kontroli działalności komisji rewizyjnych ROD lub okręgowej komisji rewizyjnej PZD przeprowadzanej przez nadrzędną komisję rewizyjną.
  2. W przypadku kontroli, o której mowa w ust. 1, obowiązki przypisane w § 14-24 do zarządu kontrolowanej jednostki, przypisane są do kontrolowanej komisji rewizyjnej. W szczególności, ilekroć w przywołanych §§ jest mowa o prezesie zarządu kontrolowanej jednostki lub jego zastępcy, należy wówczas przez to rozumieć przewodniczącego kontrolowanej komisji rewizyjnej lub jego zastępcę.

IV. POSTĘPOWANIE POKONTROLNE

§ 26

  1. Protokół z kontroli wraz z załącznikami oraz wnioskami zespołu wynikającymi z kontroli kierownik zespołu kontrolnego przekazuje przewodniczącemu komisji rewizyjnej prowadzącej kontrolę.
  2. Przewodniczący:
    1. w razie braku stwierdzenia podczas kontroli naruszeń obowiązujących przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, pozostawia protokół w aktach komisji rewizyjnej,
    2. w razie stwierdzenia podczas kontroli naruszeń obowiązujących przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, przekazuje odrębnym pismem protokół wraz z załącznikami organowi sprawującemu nadzór nad organem, z którego działaniem związane są stwierdzone naruszenia,
    3. w razie stwierdzenia podczas kontroli naruszeń obowiązujących przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, które należy zaklasyfikować, jako działanie na szkodę działkowców lub PZD, przekazuje odrębnym pismem protokół wraz z załącznikami organowi sprawującemu nadzór nad organem, z którego działaniem są związane stwierdzone naruszenia, informując jednocześnie o konieczności podjęcia przez ten organ natychmiastowych działań przewidzianych przepisami związkowymi oraz prawem powszechnie obowiązującym.

§ 27

  1. W przypadku, gdy zespół kontrolny Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD kontrolował działalności komisji rewizyjnej ROD, Przewodniczący Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD:
    1. w razie braku stwierdzenia naruszeń przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, pozostawia protokół w aktach komisji,
    2. w razie stwierdzenia naruszeń przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, przekazuje odrębnym pismem protokół wraz załącznikami do okręgowej komisji rewizyjnej PZD w celu podjęcia działań zgodnych ze statutowymi kompetencjami.
  2. W przypadku, gdy zespół kontrolny Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD kontrolował działalności okręgowej komisji rewizyjnej PZD, Przewodniczący Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD:
    1. w razie niestwierdzenia naruszeń przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, pozostawia protokół w aktach komisji,
    2. w razie stwierdzenia naruszeń przepisów, w tym działań lub zaniechań sprzecznych z ustalonym w PZD porządkiem prawnym lub przypisanymi zadaniami, przedstawia wyniki kontroli na posiedzeniu Krajowej Komisji Rewizyjnej PZD w pełnym składzie w celu podjęcia działań zgodnych ze statutowymi kompetencjami.
  3. Do postępowania pokontrolnego, gdy zespół kontrolny okręgowej komisji rewizyjnej PZD kontrolował działalności komisji rewizyjnej ROD, przepisy ust.2 stosuje się odpowiednio.

§ 28

Odrębną uchwałą Krajowa Komisja Rewizyjna PZD może wprowadzić wzory protokołów i sprawozdań przeznaczonych do stosowania w pracach komisji.

V. POSTĘPOWANIE KOŃCOWE

§ 29

  1. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 1 września 2018 roku.
  2. Z dniem wejścia w życie niniejszego Regulaminu traci moc Regulamin Komisji Rewizyjnych PZD wprowadzony Uchwałą Nr 7/III/2015 Krajowej Komisji Rewizyjnej Polskiego Związku Działkowców z dnia 12 listopada 2015 roku.
Scroll to Top